Сделай встречи эффективными
Важные правила по организации встреч и участию в них
Планирование

Если ты организатор

  • Сформулируй запрос и убедись, что встреча может его решить

  • Составь список обязательных участников, сформулируй цель, вопросы к обсуждению и зафиксируй эту информацию в приглашении

  • Минимум за 2 дня назначь встречу с учетом графика коллег. Используй функцию «Помощник планирования»

  • Ко встрече приложи необходимые материалы или вышли их не позднее, чем за 24 часа до назначенного времени

  • Укажи место проведения: офис, ссылка на подключение, звонок по вотсап

  • Если встречу нужно назначить срочно, уточни у всех участников их доступность

Если ты участник

  • Прими или отклони встречу, используя ответ в Outlook

  • Если не понимаешь своей роли, уточни заранее у организатора необходимость твоего участия

  • Если не можешь участвовать, попроси перенести или делегируй

  • Если понимаешь, что нужны дополнительные участники, пригласи их

  • Ознакомься с материалами заранее
Встреча

Если ты организатор

  • Подключись заранее или проверь, есть ли у тебя возможность трансляции, если это необходимо

  • Проверь состав приглашенных участников

  • Обязательно включи камеру

  • Обозначь вопросы, которые нужно решить, и назови участников встречи, от которых ждешь ответов

  • Модерируй встречу и фиксируй договоренности

Если ты участник

  • Убедись, что твое участие необходимо, если в повестке нет адресованных тебе вопросов или ты не услышал их в начале беседы

  • Принимай участие в обсуждении

  • Обязательно включи камеру
Итоги

Если ты организатор

  • Вышли протокол встречи и договоренности

  • Назначь следующую встречу при необходимости

Если ты участник

  • Ознакомься с итогами и следуй договоренностями