Гайд по организационным изменениям
Что имеется ввиду под орг структурой?
Основные понятия
  • Функционал
    • Цели существования подразделения
    • Список процессов, которыми владеет подразделение
    • Список сервисов / внутренних сервисов подразделения
    • Обязанности и цели существования должности
    • Требования к кандидатам на должности.
  • Численность
    Количество единиц в штатной расстановке. Не путать с фактической численностью. Штатные единицы могут быть заполненными, могут быть вакантными.
  • Стоимость единиц / грейды
    Сумма, закладываемая на штатную единицу в бюджете.
    Определяется по трем принципам:
    • внутренняя справедливость (требований опыту и образованию, ответственности, области решаемых вопросов)
    • внешняя справедливость (сравнение с рынком)
    • оценка текущей ситуации в Банке (калибровка с действующими сотрудниками)
  • Подчиненность
    Параметры для определения корректной подчиненности:
    • Иерархия способствует каскадированию целей организации
    • Иерархия обеспечивает ответственных необходимыми полномочиями и ресурсами и наделяет его ответственностью за результат.
  • Бюджет расходов на оплату труда
    Плановая сумма расходов на оплату труда, необходимая на оплату штатных единиц на текущий календарный год и стоимость всех единиц в годовом выражении.
  • Названия должностей и подразделений
    Названия должностей и подразделений отражают их функции и ответственность. Универсальность названий уменьшает количество орг изменений. Это важно т.к. процесс довольно ресурсоемкий.
Общий процесс изменения орг структуры

Шаг 1. Заполни короткий опросник

Ссылка


Впиши в него ожидаемое влияние на параметры ниже:


  • Функции должностей и подразделений
  • Численность
  • Бюджет расходов на оплату труда
  • Стоимость единиц / грейды
  • Подчиненность
  • Названия должностей и подразделений
  • Эффективность процессов

Результатом будет:

Шаг 2. Обсуди концепцию изменений с руководителем и HR-партнером
Закрепите договоренности электронным письмом, приложите материалы, чтобы не упустить детали в будущем

Результатом будет:

Шаг 3. Подготовь детальное описание

HR BP поможет составить орг чарт по шаблону, поискать ресурсы внутри подразделения и определить какие материалы понадобятся для согласования.


Обычно нужны:


  • Орг чарт ()
  • Описание функций подразделений
  • Описания должностей
  • Матрица перевода

Шаблоны внизу страницы


У HR есть внутренняя система, куда HR BP заводит заявки на анализ структуры.


В системе так же есть действующие списки сотрудников и их текущие условия.


Совместно с инициатором готовятся должностные инструкции / положения о подразделениях

Шаг 4. CnB обработает заявку и подготовит материалы для согласования
CnB сделает анализ функционала, проверит нет ли пересечений с другими подразделениями, посчитает изменение численности, оценит новые должности, сравнит с данными по рынку, заведет запрос на корректировку расходов на оплату труда.

CnB проверит соответствие орг структуры стратегии и целям подразделения

При необходимости свяжется с партнером и инициатором для обсуждения.

Если не найдется внутренних ресурсов, то CnB приготовит заключение на бюджетный комитет.
Шаг 5. Согласование и утверждение
Инициатор организует встречу по обсуждению.

Инициатор направляет материалы согласно матрице

Полученные согласования прикладываются к материалам и направляются на утверждение.

Приказы утверждаются в бумажном виде.

Шаг 6. Техническая реализация

Подразделение-администратор орг структуры заносит новую структуру в мастер-систему (SAP) и направляет запрос на оформление кадровых перемещений

Шаг 7. Коммуникация
Информирование сотрудников и заинтересованные подразделений в зависимости от типа изменения

  1. Индивидуальные встречи с теми, кого затрагивают критически
  2. Объявление на команду
  3. Объявление на Блок
  4. Объявление на Банк
Упрощенные типы орг изменений
Признаки упрощенных изменений:
- Изменение в пределах лимитов по целевому совокупному доходу
- Нет изменения функций подразделений
- Нет изменений по подразделениям и должностям уровня ЛТ, ЛТ-1
Простые типы орг изменений

- Изменение в пределах лимитов по целевому совокупному доходу

- Нет изменения функций подразделений

- Нет изменений по подразделениям и должностям уровня ЛТ, ЛТ-1

  • 1
    Изменения в соответствии с МКР - в разработке
    - утверждается матрица карьерного развития
    - утверждается ответственный за управление численностью по матрице карьерного развития
    - ответственным за бюджет РОТ ответственному за управление численности по МКР направляются лимиты по численности
    - ответственный за управление численностью по матрице формирует приказ о внесении изменений в штатное расписание и направляет изменения в рамках лимитов по мере необходимости в кадровый админ
    - кадровый админ проверяет должности на наличие утвержденной МКР
    - кадровый админ проверяет наличие утверждения ответственного за численность по МКР
    - кадровый админ проводит орг изменения, заводит запрос в базу и прикрепляет направленные документы
    - ответственный за бюджет РОТ ежемесячно проводит анализ соблюдения лимитов и уведомляет о нарушениях руководителя соответствующего блока и HRD
    - HRD и руководителя соответствующего блока принимают решение о дисциплинарном взыскании за нарушение лимита
  • 2
    Драйверная численность
    Процесс в разработке...
  • 3
    Перераспределение внутри кост-центра / Блока / между Блоками
    Согласование владельца костцентра / руководителя Блока / задействованных Блоков

    Утверждение Начальника управления компенсаций и льгот
Сложные типы орг изменений
  • Критерии
    • Затрагивает изменение состава тарифных / драйверных / МКР-должностей
    • Затрагивает более 50 сотрудников
    • Отсутствие источника финансирования
    • Новые функции или их перераспределение между блоками
    • Изменение иерархии подразделений или несоответствие правилам орг дизайна
    • Задействует подразделения и должности ЛТ-1
  • Особенности процесса

    В зависимости от сути изменений может понадобится

    - утверждение / корректировка оплатных диапазонов / тарифов / драйверов численности

    -выход на бюджетный комитет за доп финансированием

    -корректировка положений о подразделениях



  • Согласования
    • Бюджетный комитет (необходимость определяет CnB)
    • Комитет по талантам (если есть назначения ЛТ-1)
    • блок Стратегия и/или Блок-заказчик (если новые функции или перераспределение)
    • HRD
  • Материалы
    • Сопроводительная записка с целью изменений и ожидаемыми результатами
    • Орг чарт
    • Описание функций подразделений
    • Описания должностей
    • Матрица перевода
    • Типовые разрядные сетки
  • Полномочия на утверждение
    Председатель правления
  • Коммуникация
    Совместно с подразделением корпоративной культуры определяет состав и материалы коммуникации в зависимости от содержания орг изменения
Материалы
для орг изменений
Матрица перевода
загрузка файла
Профиль должности
загрузка файла