Правила деловой переписки
Заполненная тема поможет тебе миновать спам, а адресату понять, что содержится в письме. Избегай односложных формулировок типа «Срочное» или «Договор», чтобы письмо не потерялось в почте получателя.
Хочешь быстрый ответ — задай конкретный вопрос или напиши просьбу в первом абзаце.
В письме старайся раскрывать одну тему, а если нужно уточнить несколько вопросов — оформи нумерованный список или назначь отдельную встречу.
Краткость — сестра таланта
Чем больше коллег указываешь в поле «Кому», тем ниже вероятность того, что все они отреагируют. При необходимости используй упоминания через «собачку»: @имяпользователя. В копию старайся добавлять только тех, кого действительно важно проинформировать.
Если долго не отвечать на письма коллег, есть риск быть пойманным лично. Старайся отвечать в почте в течение суток, в мессенджерах в рабочее время — за 2−4 часа. В идеале выделить до 10−15 минут на проверку почты утром, перед обедом и в конце рабочего дня.
Высшее проявление заботы об адресате — отложенные письма и сообщения. Старайся не писать в нерабочее время, а если вспомнил что-то очень важное — настрой отложенную отправку.
Ошибки, глупые опечатки, отсутствие знаков препинания — проявление неуважения к адресату. Не ленись, проверь текст перед отправкой, чтобы не портить впечатление
о себе.
Не откладывай на завтра то,
Текст ждет вашего одобрения
что можно написать и поставить на таймер сегодня
Проявлять уважение к адресату важно, но для этого совсем не обязательно писать «вы» с заглавной. Такая норма уходит в прошлое. Обращайся вежливо, по имени и обязательно перепроверяй имя собеседника.
Не забывай оставлять свою подпись в конце письма. Как ее настроить — можно посмотреть в инструкции.
Назови меня в почте по имени
Прежде чем поставить точку
Внимательно: Мария и Марина, Наталья и Наталия, Николай Петров и Петр Николаев, Юля и Б (Ю)ля
В переписке могут встречаться слова с разным стилистическим окрасом, некоторые из них не стоит использовать из-за непредсказуемости реакции собеседника.
Уважаемый, многоуважаемый
Кому-то эти слова кажутся абсолютно нормальными, а для кого-то — серьезный раздражитель. Если общаетесь с малознакомым человеком, лучше не рисковать.
В теле письма используй один шрифт и один цвет текста, если нужно выделить важное — жирное начертание. Кричащие фразы капсом и разный цвет заливки текста в деловой переписке лучше не использовать.